Электронный архив SharePoint позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных архивах. Теперь компании могут хранить в офисе документы только текущего периода, в то время как в электронном архиве будут доступны все данные предыдущих периодов. В электронном архиве предприятия могут храниться как цветные, так и черно-белые документы, как одно- , так и многостраничные. Каждый хранящийся в архиве документ связан с определенным набором атрибутов, введенных вручную или присвоенных автоматически при сканировании документа.
Создание электронного архива документов на платформе SharePoint 2013 предполагает решение следующих задач:
Платформа SharePoint для совместной работы снимет значительную часть забот с ваших ИТ-специалистов благодаря своей защищенности, простоте управления и возможностям масштабирования в соответствии с будущими потребностями. SharePoint 2010 обеспечивает безопасность социальных сетей для предприятий за счет гибкой настройки параметров безопасности и приватности, централизованного управления и применения политик, а также надежных средств анализа и отчетности.
Документ (на бумаге) сканируется сотрудником, заполняются реквизиты документа и документ попадает в архив.
Документ (на бумаге) сканируется сотрудником и скан документа попадает в хранилище (также могут быть заполнены реквизиты документа). В фоновом режиме сканы документы извлекаются из хранилища, текст изображений распознается системой распознавания и исходные сканы документов в хранилище заменяются файлами с распознанным текстом.
Поиск документов по атрибутам – это основной способ работы с Электронным архивом документов SharePoint. Состав атрибутов в карточке конкретного документа обычно определяется индивидуально, в соответствии с требованиями конкретного заказчика. К примеру, для счетов-фактур или товарных накладных атрибутами могут быть номер и дата документа, «Продавец», «Грузоотправитель» и т.д. С помощью специального программного обеспечения (ABBYY FlexiCapture и ABBYY Recognition Server), возможно автоматическое извлечение атрибутов при сканировании документа.
Сотрудник выделяет мышкой текст непосредственно на скан-образе и выделенный фрагмент автоматически переносится в поле карточки скан -образа
По заранее разработанным шаблонам реквизиты документа и данные автоматически распознаются, в том числе табличные данные