Электронный архив

Электронный архив на платформе SharePoint позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных архивах. Теперь компании могут хранить в офисе документы только текущего периода, в то время как в электронном архиве будут доступны все данные предыдущих периодов.
Наше решение электронного архива строится на платформе SharePoint 2013, о которой более подробно можно почитать здесь

Кому нужен электронный архив?

Решение Электронный архив SharePoint идеально подойдет для компаний, в которых:
  • В бухгалтерии работает более 10 сотрудников;
  • В течение месяца формируется более 10 папок бухгалтерских документов;
  • Часть бухгалтеров работает в обособленных офисах;
  • Регулярны камеральные проверки;
  • Собираются большие комплекты документов, передаваемых в инспектирующие органы;
  • Необходим регулярный доступ к документам прошлых периодов;
  • Приходит большое количество входящих документов;
  • Ограничено пространство офисных площадей при большом объеме архивных документов.

Варианты архивов

  • Архив организационно-распорядительной документации;
  • Договорной архив;
  • Бухгалтерский архив;
  • Проектно-конструкторский архив;
  • Архив документации по проектам;
  • Архив выпускаемой документации.

Почему SharePoint?

  • Это портал
  • Это самый легкий переход к управлению документами от «общих папок»
  • Множество готового функционала
  • Широкий круг решений независимых разработчиков
  • Проверенная временем технология с низкой стоимостью владения
  • Масштабируемая корпоративная платформа
  • Мощнейшие функции корпоративного поиска
  • Продано более 125 миллионов лицензий, 65 000 клиентов
  • SharePoint как отдельная компания входила бы в TOP50 ИТ-компаний в мире
  • Архитектура и функциональные возможности SharePoint идеально покрывают задачи для использования его в качестве платформы электронного архива

SharePoint - платформа для электронного архива
Основные возможности электронного архива на платформе SharePoint 2013

  • Надежное и долговременное хранение организационно-распорядительной, кадровой, бухгалтерской, справочной, технологической, конструкторской, проектно-сметной, строительной документации в электронном виде
  • Удобный оперативный поиск любого документа и формирование пакетов необходимой документации, в том числе - удаленно
  • Выполнение законодательных требований о защите персональных данных и корпоративных политик по сохранности конфиденциальных данных, контроль доступа к документам
  • Интеграцию с учетными системами, порталами и приложениями организации и работу с электронным архивом из привычного интерфейса этих систем
  • Интеграцию с ведомственными системами, профильными внешними порталами, единым порталом государственных услуг
  • Ввод документов и данных и автоматизацию процесса обработки документов (сканирование, индексирование, распознавание, верификация; импорт электронных документов из внешних информационных систем и приложений; поддержка потокового ввода, загрузка одиночных документов)

Электронный архив SharePoint позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных архивах. Теперь компании могут хранить в офисе документы только текущего периода, в то время как в электронном архиве будут доступны все данные предыдущих периодов. В электронном архиве предприятия могут храниться как цветные, так и черно-белые документы, как одно- , так и многостраничные. Каждый хранящийся в архиве документ связан с определенным набором атрибутов, введенных вручную или присвоенных автоматически при сканировании документа.

Пользователи электронного архива

Лучшая практика использования электронного архива, когда электронный архив является центральным местом для консолидированного хранения всех документов компании. В таком случае пользователи, информационные системы компании, сервисы хранят документы в едином месте. При этом для доступа к документам не обязательно выполнять переход на электронный архив – получать и просматривать документы можно непосредственно в информационной системе компании предварительно интегрировав их с электронным архивом используя огромный арсенал интеграционных возможностей платформы SharePoint 2013.

Шаги для построения электронного архива

Создание электронного архива документов на платформе SharePoint 2013 предполагает решение следующих задач:

  • Развертывание портала, создание сайтов, установка прав доступа
  • Конфигурация карточек документов и структуры хранения и определение прав доступа к документам в зависимости от роли
  • Ввод правил обработки документов в архиве (помещение в архив, изъятие из архива, выдача документа и т.д.)
  • Перевод существующего архива в электронный вид (ретроспективное сканирование)
  • Подключение системы распознавания графических образов документов

Схема электронного архива

Платформа SharePoint для совместной работы снимет значительную часть забот с ваших ИТ-специалистов благодаря своей защищенности, простоте управления и возможностям масштабирования в соответствии с будущими потребностями. SharePoint 2010 обеспечивает безопасность социальных сетей для предприятий за счет гибкой настройки параметров безопасности и приватности, централизованного управления и применения политик, а также надежных средств анализа и отчетности.

Загрузка документов в электронный архив

Загрузка документов в электронный архив вручную путем сканирования
Вручную путем сканирования
Вручную путем сканирования

Документ (на бумаге) сканируется сотрудником, заполняются реквизиты документа и документ попадает в архив.

Вручную с простым распознаванием текста
Вручную с простым распознаванием текста

Документ (на бумаге) сканируется сотрудником и скан документа попадает в хранилище (также могут быть заполнены реквизиты документа). В фоновом режиме сканы документы извлекаются из хранилища, текст изображений распознается системой распознавания и исходные сканы документов в хранилище заменяются файлами с распознанным текстом.

Автоматизированным способом с распознаванием текста, верификацией и атрибутирование
Автоматизированным способом с распознаванием текста, верификацией и атрибутированием

Поиск документов по атрибутам – это основной способ работы с Электронным архивом документов SharePoint. Состав атрибутов в карточке конкретного документа обычно определяется индивидуально, в соответствии с требованиями конкретного заказчика. К примеру, для счетов-фактур или товарных накладных атрибутами могут быть номер и дата документа, «Продавец», «Грузоотправитель» и т.д. С помощью специального программного обеспечения (ABBYY FlexiCapture и ABBYY Recognition Server), возможно автоматическое извлечение атрибутов при сканировании документа.

Станция индексирования
Станция индексирования

Сотрудник выделяет мышкой текст непосредственно на скан-образе и выделенный фрагмент автоматически переносится в поле карточки скан -образа

Автоматическое распознавание атрибутов
Автоматическое распознавание атрибутов

По заранее разработанным шаблонам реквизиты документа и данные автоматически распознаются, в том числе табличные данные

Поиск документов

  • Выполнение поисковых запросов с указанием параметров
  • Поиск по содержимому документов
  • Поиск по метаданным
  • Отчеты
  • Выгрузка документов для передачи контрагентам и в контролирующие органы:
    • Подобрать документы в рамках подготовки ответов на запросы внешних инстанций (налоговых органов, инспекций по труду и т.п.)
      • Сформировать комплекты документов для подтверждения вычетов по НДС
      • Сформировать комплекты по экспортным операциям в рамках обеспечения регулярных камеральных проверок
Топология развертывания системы

Дополнительные функциональные возможности

  • Полнотекстовый поиск по файлам документов, включая сканы документов;
  • Автоматическое распознавание сканов с уменьшением размера в 10 раз;
  • Предпросмотр файлов документов (форматы MS Office, Corel Draw, AutoCad, PDF а также PNG, JPG и т.д.);
  • Навигация, фильтрация и поиск по реквизитам документов (метаданным);
  • Автозаполнение реквизитов;
  • Универсальные страницы и веб-сервисы для получения документов из электронного архива внешними системами (например, SAP, GIS);
  • Добавление документов в избранное;
  • Просмотр последних документов пользователя;
  • Восстановление рабочей области пользователя после закрытия браузера;
  • Автоматическое списание документов в архив;
  • Статистические, аналитические отчеты, отчеты аудита.

Стартовая страница Электронного архива
Поиск документов
Интерактивная фильтрация по метаданным
Редактирование атрибутов документов в табличном виде
Предпросмотр файлов документов (форматы MS Office, Corel Draw, AutoCad, PDF а также PNG, JPG и т.д.)