Внедрение модуля управления совещаниями и Service Desk в АО НК КазАтомПром

    В рамках проекта реализованы 2 крупных задачи:
  1. Реализован модуль управления совещаниями
  2. Service Desk

Управление совещаниями

    Автоматизированы следующие процессы:
  • Подготовка совещания;
  • Фиксирование результатов совещания;
  • Согласование протокола совещания и доведение его до участников и заинтересованных лиц;
  • Формирование заданий для исполнения поручений, принятых на совещании;
  • Контроль исполнения поручений;
  • Оценка эффективности совещаний и исполнения поручений.
Упрощена организация и подготовка к совещанию, а также повышено качество проведения совещаний, контроль исполнения поручений по протоколу совещания, а также накопление корпоративной базы знаний принятых поручений. Все это, в совокупности с возможностью анализа принятых поручений, значительно повысило эффективность управления организацией. В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.
    Высшее руководство:
  • Упорядочивание процесса организации и проведения совещаний;
  • Повышение оперативности ознакомления участников с программой совещания;
  • Организация безопасной работы по конфиденциальным совещаниям;
  • Упрощение контроля исполнения принятых поручений.
    Руководители подразделений:
  • Упрощение возможности планирования участия в совещаниях;
  • Повышение оперативности получения информации о планируемых совещаниях, а также выданных поручений от руководства;
  • Упрощение контроля исполнения выданных поручений;
  • Организация выполнения и контроля поручений, выданных высшим руководством.
  • Ускорение поиска документов, относящихся к совещанию (Программа, подборка материалов, протокол и др.).
    Секретари руководства (сотрудники, ответственные за организацию совещаний):
  • Упорядочивание работы по совещаниям в организации;
  • Сокращение длительности подготовки и согласования повестки и протокола совещания;
  • Упрощение контроля исполнения поручений;
  • Упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов, запрашиваемой информации);
  • Повышение сохранности и исключение потери документов;
  • Ускорение поиска документов, относящихся к совещанию (Программа, подборка материалов, протокол и др.);
  • Минимизация количества бумажных копий документов;
  • Упорядочивание регистрации протоколов совещаний в организации;
  • Ускорение и упрощение подготовки отчетности по планируемым и проведенным совещаниям.
    Сотрудники подразделения, выполняющего функции контролера (контрольно-ревизионное управление):
  • Повышение оперативности получения информации о выданных поручениях;
  • Упрощение контроля исполнения выданных поручений;
  • Ускорение поиска документов, относящихся к совещанию (Программа, подборка материалов, протокол и др.).

Система построена на платформе ТЕНГРИДОК

Service Desk

    Система предназначена для автоматизации следующих процессов объекта автоматизации:
  • Создание разовых запросов клиентов в виде статичной информации;
  • Регистрация и управления входящими запросами, требующих дальнейшего перенаправления конечным исполнителям;
  • Автоматическое создание запроса при отправке заявителем электронной почты на электронный адрес Службы поддержки;
  • Создание запросов, как заявителем самостоятельно, так и сотрудником Службы поддержки (интерфейс для заявителя, интерфейс для специалиста Службы поддержки);
  • Автоматическое распределение запросов, в том числе составленных заявителем самостоятельно, в определенные очереди, к каждой из которых «привязана» группа исполнителей – по тематике и категории запроса;
  • Напоминания, например, о приближающемся дедлалайне исполнения запроса в рамках SLA;
  • Простой поиск истории обращений заявителя по ФИО, рабочему номеру и электронному адресу заявителя, а также ИД запроса;
  • Формирование отчетности по запросам заявителей.

Система построена на платформе SharePoint 2013 Server