SharePoint Server - средство для эффективного ведения бизнеса

На сегодняшний день даже предприятия малого бизнеса для эффективной деятельности нуждаются в больших объемах структурированной информации и средствах коммуникации, как с внешней, так и внутренней средой компании.

 

Портальная система выступает в роли инструмента в корпоративных коммуникациях, предлагая при этом уникальные, информационно-сервисные функции. Основной задачей корпоративного портала является снижение непроизводственных издержек за счет организации централизованного доступа к информации, базам знаний и к информационной инфраструктуре предприятия.

 

В данном обзоре рассматривается решение для «внутреннего корпоративного портала» предприятия. Под внутренним корпоративным порталом мы подразумеваем специализированную систему компании, позволяющую создать информационную среду для организации коллективной работы сотрудников. Данный подход обеспечивает пользователей системы оперативным обменом информации, тем самым организация коллективной работы (не только над документами) поднимается на принципиально новый уровень. Физическое расположение корпоративных порталов обычно во внутренней сети (интранете), либо доступны через сеть интернет по защищенному протоколу. Вот почему для описания этого решения используется термин «внутренний», что означает  доступность только для сотрудников компании.

 

Первое правило - правильно выбрать систему для внедрения.

Бизнес-процессы компании и ее информационная инфраструктура определяют функции корпоративного портала. Следующие функции присущи практически всем корпоративным порталам:

  • средства взаимодействия для коллективной работы;
  • организация управления бизнес-процессами;
  • средства доступа к информационным ресурсам предприятия;
  • электронный документооборот;
  • организация управления содержимым портала.

 

В данной статье мы проведем обзор решений для внутреннего корпоративного портала от компании Microsoft на базе продуктов и технологий SharePoint.

Данные продукты представляют собой набор серверных компонентов, возможности которых рассматриваются ниже:

 

Обзор компонентов

Компоненты решений SharePoint базируются на службах Windows SharePoint Services, последние из которых представляют основу для приложений, которые поддерживают совместную работу и благодаря интеграции с привычными инструментами, такими как приложения MS Office, просты в применении и освоении. Благодаря этим приложениям пользователи имеют возможность публиковать, хранить, и совместно работать с документами, а также отслеживать информацию во всей инфраструктуре организации. Организации смогут с минимальными затратами для своих бизнес задач и процессов адаптировать шаблоны приложений.

Основные компоненты:

  • Совместная работа;
  • Поиск;
  • Портал;
  • Бизнес-процессы на основе форм;
  • Управление корпоративным содержимым;
  • Бизнес-аналитика
  •  

    В рамках данной статьи рассматриваются инструменты для совместной работы, предлагаемые технологией Sharepoint.

     

    Совместная работа

    Почти в любой компании сотрудники бизнес-подразделений в своей каждодневной работе используют разнообразные средства коллективной работы — электронную почту, телефоны и специализированные приложения. Процесс освоения этих средств и постоянное переключение между ними зачастую запутывают пользователей, вследствие чего их работа становится малоэффективной. В результате средства коллективной работы практически разрушают организацию коллективной работы.

     

    Предлагаемые Microsoft решения в области организации коллективной работы повышают продуктивность труда сотрудников компании, благодаря чему последние  в курсе текущих проектов, обмениваются информацией и оперативно взаимодействуют в корпоративной среде.

     

    Библиотеки документов

    Зачастую в компаниях пользователи используют локальные диски для хранения документов, чтобы документ всегда был доступен или для хранения используют общедоступный сетевой диск сервера компании. При передаче документа в рамках организации, пользователи так же используют общие папки, либо применяют электронную почту. Продукты Sharepoint для хранения и работы с документами предлагают библиотеки документов.

     

    Библиотека SharePoint – это раздел в рамках веб-узла SharePoint, в котором можно хранить файлы и управлять ими. В SharePoint существуют несколько типов библиотек, включая документы, формы, изображения и вики-страницы.

     

    В качестве примера рассмотрим ситуацию совместной работы с документом. Допустим, что группа разработчиков совместно работает над проектом и вырабатывает набор документов, чтобы послать их клиенту. Пользователь А работает над документом №1 и сохраняет его под именем «Doc1». После он передает этот документ пользователю В, который в свою очередь вносит свои изменения и добавления и сохраняет документ под именем «Doc1_v1». При этом пользователи А и С оповещаются пользователем В о внесенном изменении в документ. Далее документ редактирует пользователь С и сохраняет его как «Doc_1_v2». В результате работы пользователем А вносятся «окончательные» изменения и документ сохраняется как «Doc1_final», после чего документ передается клиенту. Затем клиентом отправляется ответ со списком изменений. Пользователем А документ снова редактируется и сохраняется под именем «Doc1_final_v1». Процесс этот продолжается и наступает момент, когда оказывается, что уже имеются 15 версий документа. На данном этапе разработчики уже не могут точно сказать, какие изменения были внесены в документ, потому что в папке, в которой находился первоначальный документ, теперь лежат различные его версии (которые занимают не мало места), и при этом никто не может сказать какие именно версии были посланы клиенту.

     

    Библиотеки документов SharePoint представляют хранение файлов на качественно новом уровне, предоставляя гораздо более широкие возможности, в отличие от обычного механизма общих папок.

     

    Основные преимущества библиотеки документов SharePoint

    Хранение любой информации о каждом документе

    Библиотека документов позволяет хранить файлы практически любого типа (отсканированные изображения, архивы, аудио- и видео- файлы). Имеется возможность добавления дополнительных полей для ввода расширенной, такой как, например, срок сдачи, важность документа, клиент, к которому прикреплен данный документ и т.п. (см. Рисунок 1). Метаданные - дополнительные сведения, хранимые вместе с документами в библиотеке документов, позволяют выполнить поиск и фильтрацию документов. После того как дополнительные поля (столбцы) были определены, они могут обновляться пользователем в процессе отправки и изменения документов для указания значимых сведений, таких как, состояние, бюджет, расписание и т.д., которые могут быть полезны в организации.

    Рисунок 1. Библиотека документов

     

    Поддержка гибко настраиваемых представлений содержимого каждой библиотеки документов

    На рисунке 1 показано представление библиотеки документов «Общее». Механизм создания представлений служит для удобства представления информации. В библиотеке документов пользователь может создать неограниченное количество собственных представлений, в которых может заранее определить сортировку, фильтры и внешний вид информации. Для наглядности на рисунке 2 показано представление «Заказы свыше 100 тыс.», показывающий только те заказы, у которых цена выше или равна 100 тыс. тенге. Также включена сортировка по данному столбцу.

    Рисунок 2. Созданное представление библиотеки документов

     

    Организация управления различными версиями документа

    Чтобы предотвратить распространение множества версий множества документов с различными именами, библиотека документов SharePoint поддерживает версионность. Под версионностью подразумевается, что в файле с единым именем хранятся все версии документа, а благодаря комментариям к версиям (Рисунок 3), все сотрудники организации знают, кем и когда были внесены изменения, владеют кратким описанием этих изменений, и знают какие версии были отосланы клиенту. Версии делятся на промежуточные (например, 0.5, 0.8, 1.5 и т.д.) и основные (например 1.0, 2.0, 3.0, 4.0, 10.0). При этом в любое время можно просмотреть любую из версий документа.

    Рисунок 3. Журнал версий документа

     

    Также имеется возможность настроить библиотеку документов для того, чтобы пользователи, которые не участвуют в разработке документа, могли видеть только основную последнюю версию документа. То есть, если текущая версия документа 3.5, то пользователям будет доступен документ в библиотеке с версией 3.0.

    Две версии документа, созданного в программе Microsoft Office, можно легко сравнить (рисунок 4 и 5).

    Рисунок 4. Журнал версий документа в Microsoft Word 2007

    Рисунок 5. Сравнение двух различных версий одного документа

     

    Поддержка блокировки документов на случай предотвращения одновременного изменения несколькими пользователями

    Чтобы решить проблему, возникающую при попытке редактирования одного документа несколькими людьми, в SharePoint существует функция локального извлечения документа пользователем. Когда пользователем извлекается документ, на сайте он отмечается специальным значком и при этом последняя опубликованная версия документа будет доступна только для чтения. По завершении работы с документом, документ возвращается на место с присвоением новой версии документа (Рисунок 6). Только после этого другой пользователь может извлечь документ для внесения измененний.

    Рисунок 6. Окно возвращение документа

     

    Поддержка типов содержимого

    Типы содержимого — это базовое понятие, входящее во все компоненты Windows SharePoint. При помощи типов содержимого пользователи имеют возможность более продуманно организовать свое содержимое SharePoint. Под типом содержимого подразумевается совокупность настроек, которые применяются к определенной категории содержимого, то есть типом содержимого определяется группа документов с общим набором атрибутов, например:

     

    • метаданные, относящиеся к конкретному типу документа;
    • шаблоны документов;
    • стандартные рабочие процессы.
    • общекорпоративные политики;

     

    К примеру, в компании существует утвержденная форма документа «Пресс-релиз». Пользователь может настроить тип содержимого «Пресс-релиз» с группой свойств документа, с готовым шаблоном документа и с прикрепленными бизнес-процессами (например, утверждение данного документа у главного бухгалтера). В Меню пользователем выбирается «Создать» требуемый тип содержимого. В открывшийся готовый шаблон документа заносятся дополнительные свойства. Как только документ становится опубликованным, автоматически запускается бизнес-процесс для данного документа.

     

    Если шаблон документа, либо бизнес-процессы претерпели изменения (например, необходимо согласование документа так же и с начальником департамента), то инициализируется настройка типа содержимого, после чего автоматически во все библиотеки документов, где данный тип содержимого применялся, внесутся соответствующие изменения.

     

    Рисунок 7. Типы содержимого библиотеки документов

     

    Много вариантность  пользовательского интерфейса

    Для обеспечения безопасности в библиотеке документов появилась новая возможность разграничивать права доступа к меню пользовательского интерфейса, то есть у пользователя с более низкими привилегиями пункты меню, которые он не должен видеть, просто не появляются. Для наглядности, пользователь с полным доступом представлен на рисунке 8 и пользователь с правами на чтение представлен на рисунке 9.

    Рисунок 8. Пользователь с правом полного доступа

    Рисунок 9. Пользователь с правом на чтение

     

    Получение уведомлений о дополнениях, обновлении и удалении данных из документа

    Контролировать работу над общими документами, то есть документами, находящимися в общем доступе составляет определенные сложности (появление, удаление, изменение документа). Для решения данной ситуации, в Sharepoint помимо контроля версий, который позволяет в любое время отследить, кем и какие изменения были внесены, существует возможность настроить отправку уведомления пользователя по электронной почте. Пользователем гибко настраиваются типы событий, о изменениях которых ему хотелось бы получать уведомления на почту, а также частоту получения уведомлений. На рисунке 10 представлена настройка уведомления в библиотеке документов, когда пользователь, как автор документов, получает уведомления обо всех их изменениях, совершенных за неделю.

    Рисунок 10. Создание уведомления

     

    Работа со списками в Sharepoint

    Следующей наиболее применяемой пользователем SharePoint возможностью, очевидно, являются списки SharePoint.

     

    Стандартными списками, имеющимися в Sharepoint Server, являются:

    • Список «Контакты»;
    • Список «Извещения»
    • Список «Доска обсуждения»;
    • Список «Ссылки»;
    • Список «Календарь»;
    • Список «Задачи»;
    • Список «Задачи проекта».

     

    У всех этих списков имеется общая базовая структура, схожая с электронной таблицей, то есть состоящей из столбцов и строк. Также для удовлетворения возникающих производственных требований существует возможность создания собственных списков или изменения настроек имеющихся типов списков.

     

    В качестве примера некоторые стандартные списки SharePoint

    Список «Задачи»

    Список «Задачи» – важный механизм управления, который облегчает каждодневную работу по управлению отделом, работу по управлению сложным проектом, таким как проектирование, программный продукт, или маркетинг, облегчает действия, выполняемые группой,

     

    На рисунке 11 представлен механизм создания новой задачи. Пользователем вводится описывающая задачу информация, такая как, название задачи, приоритет задачи, процент готовности, состояние, описание, ответственный за задачу, дата начала и завершения. Далее после сохранения введенной информации, ответственному за задачу, Sharepoint отправляет электронное письмо. Для фиксации дальнейших изменений, производимых с задачей, к задаче можно добавить отправку оповещения, чтобы при любых произведенных изменениях задачи получать письмо по электронной почте. Такая возможность добавляется менеджером группы.

    Рисунок 11. Страница создания элемента в списке Задачи

     

    Как и библиотеки документов Задачи могут иметь различные представления. По умолчанию у Задач существуют следующие представления: Все Задачи, Активные задачи, Мои Задачи, Завершающиеся сегодня, По моим группам, По ответственным.

    Рисунок 12. Представление Мои задачи

     

    В Sharepoint существует так же список задач называемый «Задачи проекта», который имеет отличие от обычного списка задач – удобный визуальный просмотр сводки задач и выглядит как диаграмма Гантта в своем стандартном представлении.

    Рисунок 13. Список Задачи Проекта

     

    Календарь

    Календарь SharePoint – удобный инструмент, необходимый для своевременной информированности сотрудников о проводимых событиях, предстоящих собраниях и других важный для офиса мероприятиях. При этом для каждого события можно назначить свой срок действия. События могут быть как разовыми, так и повторяющимися. Календарь может быть полезен для вечно загруженных секретарей. Можно создавать несколько календарей, к примеру, «календарь проекта», «календарь отдела» и т.д.

    Рисунок 14. Список «Календарь» Sharepoint

     

    Список «Календарь» возможно синхронизировать с почтовым клиентом Outlook. При подключении календаря к Outlook происходит двухсторонняя синхронизация, что означает, что любые события, вводимые в Outlook, синхронизируются с SharePoint, и обновленные записи будут видны всем пользователям, просматривающим календарь.

     

    Список «Контакты»

    Список «Контакты» - отличный инструмент, позволяющий хранить контакты о членах команды, отдела, департамента, а так же для хранения необходимых внешних контактов. Список «Контакты» возможно также синхронизировать с почтовой программой Outlook (см. Рисунок 15).

    Рисунок 15 – Список контактов и его синхронизация с программой Outlook

    Список «Доска обсуждения» (форум)

    Список «Доска обсуждения» (рисунок 16) – удобное средство, позволяющее пользователям создавать темы для обсуждения, принимать участие в них, для того, чтобы сообща найти решения сложившихся проблем и сотрудничать другими способами.

    Рисунок 16. Список «Доска обсуждений» в Sharepoint

    RSS-каналы

    Для того, чтобы быстро и своевременно получать информацию из библиотек и списков, в Sharepoint  используются RSS-каналы, которые позволяют получить как краткое описание новой информации появившейся на сайте, так и ссылку на полную версию. Как в предыдущих случаях, RSS-каналы интересующих источников также могут быть синхронизированы с Outlook или с другими приложениями, поддерживающими работу с RSS-каналами.

    Блоги

    Блог представляет собой онлайн-дневник, опубликованный на веб-узле, в котором автор свободно делится своими идеями и мыслями (рисунок 17). При этом блог имеет постоянное место хранения и его содержимое доступно для внесения дополнений всем пользователям, что и отличает его от мгновенного обмена сообщениями.

    Рисунок 17. Внешний вид web-узла блога

     

    Блоги полезны для любых организаций, независимо от вида их деятельности. Но зачастую, чтобы понять и лучше представлять себе преимущества от использования, необходимы примеры.

     

    Для исследования:

    Под исследованиями всегда подразумевается взаимное общение участников исследования в различных сферах бизнеса. Благодаря блогам участники исследования могут осуществлять работу - вести письменный учет всех замечаний и предложений и др. в подходящее для них время. Ведение блогов также полезно в случае, когда необходима тщательная проработка материала до официального его опубликования, позволяя участникам заранее обмениваться идеями, информацией, тем самым поощряется более тщательная исследовательская практика.

     

    Для обслуживания клиентов:

    В организациях по техническому и сервисному обслуживанию клиентов использование базы знаний является основным способом для поддержания эффективной работы сотрудников организации и персонала call-центров. Формирование базы знаний происходит на основании зафиксированных инцидентов, поступающих от сотрудников организации или клиентов. Базы знаний становятся очень важным инструментом на предприятии, когда они позволяют быстро и легко найти ответ на интересующийся вопрос, однако им присущи и ограничения, такие как:

    • Ответ на вопрос будет занесен в базу знаний только после того как инцидент произошел. При появлении новой проблемы оперативного получения ответа на вопрос не произойдет;
    • База знаний не предусматривает задавать вопросы, в связи, с чем пользователь не получит дополнительные разъяснения к своим вопросам, потому что это не форум для обсуждения;
    • Обычно базы знаний предоставляет ответ в текстовой форме без использования, к примеру, диаграмм, ссылок и гиперссылок.
    •  

      Блоги являются более гибким средством для оперативного сервисного обслуживания клиентов, которое обеспечивается благодаря пользовательским идеям и советам, которыми могут воспользоваться другие пользователи. Возможность оставить комментарии или создать новый блог по данной теме обеспечивает пользователей дополнительной информацией теме.

      Wiki

      Рассмотрим следующий пример:

      У компании за последние десять лет насчитывается более 100 крупных проектов. Для компаний такого рода проблема заключается в том, что многие из сотрудников, работающих над проектами, уже не работают в организации и полученный ими опыт, знания остались при них, а не остались в компании. Данный вопрос остро стоит для больших организаций или организаций с большой текучкой кадров. Потому что знания не могут аккумулироваться в компании, они могут накопляться только в чьей-то голове.

       

      Как правило, перед уходом сотрудника производят передачу дел и опыта. Однако зачастую эта передача происходит неэффективно, так как обычно увольняющегося человека уже не интересует то, что будет после него, а принимающего дела занимают уже имеющиеся у него проекты и он уже не располагает требуемым для этого временем.

       

      Единственным выходом из данной ситуации является ведение работ по сбору и анализу корпоративных ошибок, то есть ошибок на уровне проектных и стратегических решений, а не технических. Образно говоря, это делается для того, чтобы ошибки из головы сотрудника поместить в хранилище, с которого можно было бы всегда их достать.

       

      Один из способов формирования базы знаний, энциклопедии организации в Sharepoint является использование Вики-узлов, благодаря которым пользователями легко находятся ответы на свои вопросы. Если будет отсутствовать информация по какой-то теме, либо она будет не полной, у пользователей есть возможность модифицировать ее, добавляя страницы, ссылки на страницы и изменяя информацию, введенную другими пользователями. Все это способствует тому, что команда быстро и легко создает свою базу знания – тем самым накопленные знания распространяются с минимальными усилиями.

       

      Рисунок 18. Внешний вид вики-узла

       

      Рабочий процесс (workflow) в Sharepoint

      Рабочие процессы в Sharepoint используются для организации некоторой последовательности действий (работ), результатом которой служит выполняемое компьютером представление рабочего процесса.

       

      Рабочие процессы могут составлять действия, выполняемые пользователями (или участниками рабочего процесса), и действия, выполняемые самими рабочими процессами. Взаимодействие участников рабочего процесса с самим рабочим процессом происходит  через список задач, где рабочим процессом для пользователя создаются задачи.

       

      Уровень сложности создаваемых рабочих процессов прямо пропорционален требованиям бизнеса. Рабочие процессы могу инициироваться как пользователями, так и автоматически системой при возникновении какого-либо события, к примеру, при создании или удалении какого-нибудь документа.

       

      В качестве примера можно рассмотреть стандартный рабочий процесс - утверждение документа.

      Как только пользователем был создан документ, необходимо его согласовать с руководителем. Для этого запускается рабочий процесс утверждения документа (Рисунок 19).

       

       

      Утверждающий после просмотра документа принимает решение утвердить, отклонить или перенаправить процесс утверждения другому работнику. После того, как рабочий процесс завершится – пользователь получит уведомление по электронной почте с информацией об утверждении.

      Рисунок 19. Запуск рабочего процесса Утверждение документа

      Рисунок 20. Письмо, полученное пользователем о создании задачи

       

      Способы интеграции с Microsoft Office Outlook 2007

      Sharepoint интегрируется с Outlook несколькими различными способами. К примеру, пользователи могут, не покидая почты, получать значительное количество информации, так как Outlook получает от Sharepoint множество уведомлений и сообщений. Также Outlook получает новости непосредственно из RSS-каналов. Пользователями Outlook может быть выбрано подключение к Outlook, продемонстрированное на рисунке 21, которое позволяет синхронизировать файлы и в отсутствии доступа к Sharepoint, работать с ними – вносить изменения автономно, а при появлении подключения - синхронизировать внесенные изменения с библиотекой документов Sharepoint.

      Рисунок 21. Синхронизация библиотеки документов

       

      При помощи Office Outlook, пользователи имеют возможность как просматривать календари и списки контактов, имеющиеся на узлах SharePoint, так и создавать узлы для проведения собраний и редактирования документов.

       

      Интеграция с Microsoft Office

      Из Word существуют различные способы доступа к данным, хранящимся в библиотеке документов Sharepoint, некоторые из которых показаны на рисунке 22. Свойства документа находятся под стандартной лентой (указано овалом на рисунке). Пользователи с определенными привилегиями могут обновлять эту информацию, не покидая Word.

       

      В этом примере документ - это часть рабочего процесса и, стрелка на рисунке означает, что задачу рабочего процесса можно редактировать прямо из Word 2007. А если это рабочий процесс утверждения, то в свою очередь пользователь может утвердить, отклонить, добавить комментарий, перепоручить задачи или запросить изменение.

       

      В правой части имеется панель задачи управления документами, в которой содержится информация такого плана как, какие другие пользователи и группы имеют доступ к данному документу, какие другие существуют документы из той же библиотеки документов, задачи из списка «Основные задачи» узла содержащего документ.

      Рисунок 22. Интеграция с Microsoft Office